随着混合和远程工作环境的快速增长，这些项目变得更加复杂。组织现在必须考虑如何让他们的远程员工连接到他们需要的资源，同时保持与第三方供应商的顺畅通信。对于较大的项目和长期的约定，困惑和沮丧会很快破坏生产力，除非建立一个过程来促进正在进行的协作。
共享资产的挑战 营销团队在与外部合作者合作时面临的最大挑战之一是如何以一种安全且易于管理的方式提供他们的数字资产。云存储服务使得跨其他业务功能的协作变得更加容易，但Google Drive和Dropbox等平台并不是专门为满足创意团队的需求而设计的。
以下是与共享资产相关的一些最大的挑战，这些挑战经常结合在一起降低工作效率:
许可 大多数云存储平台基于用户权限管理对文件的访问。理论上，这是一种完全合理的方法，可以防止未经授权的人打开或修改文件。然而，当涉及到与组织外的第三方协作时，这很快就会成为一个巨大的难题。不是每个合作者都可以访问正在使用的每个平台， 造成瓶颈和混乱。由于组织经常使用这些平台来存储不仅仅是内容，所以他们需要非常小心如何授予权限以避免潜在的安全问题。
所有这些都必须为每个需要访问的人小心管理，然后一旦项目完成，所有的权限都需要删除。如果使用多个平台来存储和处理资产，很快就很难跟踪谁可以访问什么。每次有新的合作者加入团队，都必须设置一组新的权限来授予他们访问权限，这使得他们更难开始工作。
定位资产 即使在访问权限被挑选出来之后，参与项目的人仍然需要能够为他们当前的任务找到合适的资产。不幸的是，云存储平台有时会使这一过程变得更加困难。在基本的搜索功能和糟糕的组织工具之间，及时找到一个特定的文件通常是相当困难的。这转化为低效、沮丧，最糟糕的是，错过最后期限。
当每个组织使用多个云平台时，所有这些挑战都变得更加严峻。如果没有数字资产的单一真实来源，合作者经常会发现自己在多个系统中搜索以找到他们需要的内容，这只会造成进一步的延迟。还有一个潜在的安全问题，即让第三方在组织的云存储中寻找资产并偶然发现机密数据。
内容共享 当涉及多个外部合作者时，共享和接收内容也可能被证明是相当困难的。没有所有内容的单一真实来源，很难知道资产需要上传到哪里，以及应该遵循什么模式来保持它们的组织性。当文件被几个合作者上传、下载、然后重新上传到共享文件夹时，有足够的机会出现混乱和错误， 导致不必要的延误和重复工作。当涉及多方时，分发上传的内容也是一个挑战。授予对存储在各种共享平台中的单个资产的访问权既繁琐又令人困惑，这只会降低生产率。
内容共享的不确定性尤其危险，因为它们很容易破坏版本控制。如果没有人完全确定他们正在使用的资产是最新的版本，他们可能会重复已经完成的工作，或者无法合并对文件的以前版本所做的更改。虽然可以通过严格的监督手动维护版本控制， 只需要一个人抓取错误的文件或给另一个人贴错标签，就能在内容制作中造成巨大的问题。
简化与数字资产管理软件的协作 数字资产管理(DAM)解决方案可以帮助组织克服这些协作挑战，为所有数字资产创建单一的真实来源，同时使它们易于共享和访问。与其尝试在多个存储服务中存储像高分辨率图像、视频和音频文件这样的内容， 相反，他们可以建立自己的数字资产管理平台来容纳第三方合作者。
将数字资产整合到一个位置使管理权限和限制潜在的安全风险变得更加容易。帐户管理员可以简单地从中央控制面板授予权限， 允许他们指定哪些外部贡献者可以编辑和上传文件，哪些可以简单地查看和下载资产。这些权限使团队能够构建协作工作流，明确谁拥有内容创建过程的关键步骤。
与大多数云存储平台不同，数字资产管理解决方案是专为简化数字资产的组织和定位而设计的。除了可以以多种方式排序的文件夹和相册之外，系统中的每个文件都可以通过搜索标签和关键字等元数据标签来快速定位。复杂的数字资产管理解决方案甚至可以使用图像识别软件自动标记内容。即使资产没有被正确标记， 通过简单的上下文搜索仍然可以很容易地找到它。这大大减少了检索内容所需的时间。
对于涉及多个第三方贡献者的协作项目，数字资产管理平台使共享内容和减少版本混乱变得更加容易。共享资产最有效的方法是创建定制的门户，只提供与当前项目相关的内容。权限可以完全集成到门户本身中， 即时授予创意团队访问权限，无需单独管理帐户状态。由于定制的门户只连接到与工作范围相关的资产，因此安全性问题很少。
数字资产管理平台还可以使用可共享的链接来提供对内容的访问，或者允许第三方合作者上传资产。这对于内容只需要单向流动的小型项目尤其有用。举例来说，一个提供摄影图片的机构或自由职业者只需要上传内容的能力，而不需要访问整个图书馆。
